Fonte: Valor Econômico

 

 

Aquela antiga figura da secretária que há anos é fiel ao executivo e resolve também assuntos de cunho pessoal, como comprar flores para a mulher no aniversário de casamento, já não é mais frequente nos meios corporativos. Até mesmo a presença física de uma profissional que exerça as funções de secretariado não é mais essencial. Isso porque tem ganhado força no país a prestação desse serviço de forma remota, sem ocupar mesas em escritórios, cujos espaços muitas vezes são exíguos, e sem estabelecer vínculos trabalhistas que costumam ser onerosos em estruturas organizacionais muito enxutas.

 

Quando trabalhava em uma empresa do ramo imobiliário como secretária, Fernanda Capella, de 30 anos, percebeu que havia se tornado para vários funcionários - e não apenas para seu chefe direto - uma referência em cartórios e outras atividades relacionadas a qualquer negócio, como a confecção de planilhas de controle.

 

Quando a sede da companhia se mudou para o Mato Grosso, Fernanda decidiu que ficaria em São Paulo e abriria um negócio próprio com base em sua expertise. Criou, então, no ano passado, a Secretariado Remoto, cujo nome define com precisão as condições em que seu trabalho é realizado - "por telefone, e-mail e Skype", diz. "Quando o cliente é de São Paulo, faço uma primeira reunião presencial, para que ele me dê um treinamento inicial."

 

O leque de tarefas que podem ficar sob sua responsabilidade é amplo e passa, entre as já citadas, por redação de cartas, atendimento de telefone - "personalizado, como se eu estivesse no escritório do cliente" -, elaboração de contratos de locação, redação de propostas de trabalho, envio de notas fiscais, envio e recebimento de e-mails e pedidos de orçamento.

 

O serviço é acertado mensalmente por um valor que parte de R$ 180, dependendo do previsto no pacote. Profissionais liberais, como arquitetos e engenheiros, representam a maior parte dos contratantes. Um deles mora e trabalha nos Estados Unidos, onde, aliás, o secretariado remoto é bem mais comum.

 

Um aspecto importante na proposta dessas secretárias é o contrato de confidencialidade. "Todas as informações que recebo do profissional não podem ser passadas para ninguém, nem na divulgação do serviço em busca de novos clientes", diz Fernanda. "O sigilo é total. Muitos são do mesmo ramo, se conhecem e querem resguardar os dados de seus projetos", enfatiza.

 

A arquiteta Marina Carvalho, de 36 anos, conta que, quando abriu seu escritório, há dois anos, percebeu que o tempo que perdia com trâmites burocráticos emperrava o exercício de sua profissão. "Cada item de um projeto para o qual faço orçamento exige três fornecedores diferentes. É preciso ligar, pedir retorno e acompanhar. Além disso, como eu ficava muito tempo fora do escritório, achava chato um cliente telefonar e ser atendido por uma secretária eletrônica."

 

Ao delegar procedimentos para a secretária remota Fernanda, Marina diz se sentir mais confortável por não ter de manter uma estrutura grande de escritório, com uma assistente fixa, e poder desfrutar de mais privacidade no dia a dia. Para facilitar o fluxo de execuções, a arquiteta criou documentos e formulários com as informações que precisam ser levantadas, por exemplo, em cotações de materiais.

 

Com o intuito de otimizar os resultados de seu trabalho, a também secretária a distância Deisiane Zortéa, de 34 anos, terceiriza parte das atividades - sempre respondendo pelo resultado. "Se preciso de uma planilha de Excel muito elaborada, com fórmulas complexas, ou tenho de gerenciar redes sociais ou sites, transfiro essas demandas para experts", exemplifica.

 

Munida de uma experiência de 12 anos como secretária em um escritório de arquitetura, ela fundou, há três anos e meio, a D. Zortéa Secretária Remota. Entre serviços bancários e idas a cartórios ou órgãos públicos, a empresa oferece até os préstimos de motorista. "Tem executivo que não quer perder tempo dirigindo em uma viagem e vai trabalhando em seu notebook", diz a empreendedora, que recebe a ajuda do marido na empresa. A cobrança é feita de acordo com as atividades e a quantidade de horas requeridas, com base geralmente mensal ou anual. É possível ainda solicitar tarefas pontuais.

 

O relacionamento não presencial, segundo Deisiane, é "muito tranquilo" e se dá na medida das necessidades do cliente. Entre as ferramentas mais usadas no dia a dia estão o Skype e sistemas de armazenamento de arquivos em nuvem. Em sua opinião, profissionais liberais e microempresários preferem a secretária remota a uma funcionária fixa pela flexibilidade de horários, que evita tempos de ociosidade, e por não ter de pagar encargos sociais.

 

Há casos em que a prestadora de serviço atua para aliviar a lista de obrigações de uma secretária administrativa sobrecarregada. A D. Zortéa, por exemplo, atende uma empresa de médio porte que lhe delegou a missão de atualizar o seu cadastro de clientes.

 

Pessoas físicas também são público-alvo. E, no vasto espectro das incumbências assumidas pelas secretárias remotas, também figuram as de caráter mais privado como o envio de lembretes de aniversários e agendamentos de consultas médicas - especialidades que constam entre as mais de 40 oferecidas por Fernanda Capella. Nessa seara, pode-se dizer que a antiga figura da secretária fiel apenas ganhou novo fôlego.